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搬家知識

辦公室搬家注意事項有哪些?從5大面向帶你一次看

2020/11/05

從5大面向輕鬆搞定公司搬遷-台中搬家推薦

公司穩定成長時,員工與設備也相對的越來越多,讓原本的辦公室空間變得有點侷限。除了找更大、更舒適的新辦公室外,還需要規劃好搬遷的人員分配、文件設備的搬遷、與擬定辦公室搬家注意事項等事項,才能讓搬遷作業順利進行,儘快恢復公司運作。想知道如何有效率搬遷辦公室嗎?就讓辦公室搬家公司推薦揚陞來告訴你吧!

辦公室搬家注意事項有哪些?從5大面向一次搞懂

隨著員工、設備與文件的增加,擬定辦公室搬家注意事項時,就需要花費大量時間,像是人員分工、動線規劃與找搬家公司等。還要思考如何安排,才能以最短的時間完成辦公室搬家,讓公司恢復運作。因此為了能讓公司儘速恢復正常,揚陞特別精選了5大要點,讓你輕鬆的擬定辦公室搬家注意事項

1.人-分配好檢查、整理與搬遷的人員

妥善分配搬公室搬遷人力-辦公室搬家注意事項

辦公室搬家注意事項裡,人員的分配上,除了要求員工們整理好自己的物品外,也要妥善分配人力在以下這些事情上,才能協助辦公室搬家公司的師傅,將物品與設備迅速搬運到位

  • 新舊辦公室清潔人員
  • 隨搬家公司的跟車人員
  • 辦公室物品清點人員
  • 各部門物品整理人員

切記要先與在新辦公室待命的人員,確認好工作分配,大家才能夠有效率的完成安排的事情,讓辦公室搬家更加順利。

2.事-擬定搬遷計畫並選定搬家公司

擬定有效率的辦公室搬遷計畫-辦公室搬家注意事項

先請各部門擬定一份注意事項,是讓辦公室搬家注意事項化繁為簡的最好方式,比如物品清單、區別的記號、可協助其他事物的人員。彙整各部門的注意事項後,依照輕重緩急,安排搬遷動線與流程規劃,才好與辦公室搬家公司配合,讓物品與設備儘速就定位,讓搬家過程順利無慮。最後,建議在搬公室搬遷的前2個禮拜,透過電話、親訪或網路等方式,選定合適的搬家公司,才能讓對方在搬遷前進行評估與估價,安排車輛與人力來協助搬遷喔!

延伸閱讀:讓搬家計畫順利擬定的6項前置作業報你知

3.時-能快速恢復工作狀態的安排

快速恢復公司運作的時間安排-辦公室搬家注意事項

在擬定辦公室搬家注意事項時,記得與各部門確認好搬遷順序,才好規劃的搬運動線,縮短因搬家而使公司停止運作的時間。比如先安排急需恢復運作的部門,比如客服、機房、生產等,先行搬遷到新辦公室的位置,較不急迫的部門,像是內勤、會計、倉管等,則以清潔或幫忙搬運為主。這樣才能在最短的時間內完成辦公室搬家,並快速恢復公司運作。另外與搬家公司協議時間時,記得避開上下班的尖峰時刻,才能讓出車順利無阻礙喔!

4.地-確認新環境的水電、電梯與公司設備檢查

確認新環境與設備的狀態-辦公室搬家注意事項

辦公室搬家公司到達前,先請公司人員確認電梯、水電與網路是否都能夠正常運作。比如安排人員到現場測試水電,與聯繫電信公司確認電話與網路是否有正常連接。這樣在辦公室搬家公司搬運完成後,才能確認已定位的設備能否正常運作,讓公司儘快恢復營運。

5.物-提前分類並打包物品

確實分類與打包辦公室物品-辦公室搬家注意事項

在打包時,先請各部門將文件、物品與設備等,以同部門用同樣顏色的標籤做記號,並在上面寫下是什麼類型的辦公物品或設備。這樣才能讓辦公室搬家公司與公司人員,立即分辨貨物要搬運至哪一個部門,讓搬遷過程有條不紊。以下為分類示範:

  • 重要文件:將所有孔洞封密,並集中統一管理與搬運。
  • 辦公設備:打包時裡面加上防撞泡棉,在外貼上精密設備的標籤。
  • 文具用品:打包分類好品項,依個人、部門、公共等標籤區分開來。
  • 易碎品:確實塞滿防摔泡棉,並在外貼上易碎品標籤。

延伸閱讀:台中搬家達人傳授你,辦公室搬家的3個小秘訣

辦公室搬家公司要怎麼選?3個方法帶你挑到好公司

3個方式讓你挑到好搬家公司-辦公室搬家公司

在擬定辦公室搬家注意事項時,會發現是個不容易處理的事情。但是只要我們能選對辦公室搬家公司,就能避免許多搬家過程中可能碰到的問題,比如說需要吊車或避免遇到搬家糾紛等狀況。因此揚陞教你透過這3個方法,選到一家優質辦公室搬家公司

1.貨比三家不吃虧

找尋辦公室搬家公司時,最好能先做多種類型的條件比較,比如:價格、評價、合法立案、簽訂搬家合約與服務項目等。尤其企業搬家會有需多精密儀器與機密文件,在貨比三家時,也可以多看看,搬家公司有沒有企業搬家的案例可以參考,才能讓你安心挑選到一家優質的辦公室搬家公司。

延伸閱讀:學會這6點,讓你立即分辨出優質的搬家公司

2.能提供特殊品搬運服務

企業搬家難免會有像是大型重量級機台、精密設備、寶貴易碎品與廢棄物清運等需求,非常推薦找到能提供這些服務的搬家公司,能為辦公室搬家省事很多。比如揚陞搬家就有與多個企業合作的搬家經驗,還自備吊車協助公司搬運大型設備,並提供處理搬遷廢棄物的服務,讓你不用為辦公室搬家而發愁。

3.有合約保證且價格合理

即使確認好物品與出車數量,這些因素也會影響到搬家價格,像是搬運樓層、距離、時間、特殊物品與是否需要用吊車等。因此在找尋優質的搬家公司時,建議先預約搬家公司現場估價,並簽訂有詳細搬遷項目與理賠辦法的搬遷合約,保障公司的利益,讓搬遷程序順利進行。

延伸閱讀:5個簽訂搬家契約必須注意的事情

台中搬家推薦揚陞搬家,一通電話即可搞定辦公室搬家

辦公室搬家注意事項裡,最令人頭痛的莫過於動線規劃與人員安排,因此請公司人員將物品與文件整理打包後,不妨打一通電話,找尋有豐富經驗的辦公室搬家公司處理。像台中搬家推薦揚陞搬家,不只有各廠房企業店家豐富的搬家經驗,同時也是知名壽司品牌【藏壽司】,唯一指定合作的搬家公司,幫助你企業搬家的過程順利外,以我們專業的防碰撞打包技術,保護公司設備財產的安全,並用10多年的經驗擬定完美動線規劃,令你能用最短時間恢復公司運作,輕鬆搞定辦公室搬家。

 
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